Contoh Makalah Pengantar Bisnis

BAB I

PENDHULUAN

MENGELOLA SECARA EFEKTIF

1.1.      Latar Belakang

            Suatu perusahaaan perlu dikelola secara efektif  guna mencapai rencana dan tujuan perusahaan agar sesuai dengan visi dan misi perusahaan. Dengan memutuskan tingkatan manajemen, keahlian-keahlian yang dibutuhkan oleh manajer dan menguraikan metode-metode yang dapat digunakan oleh manajer untuk memanfaatkan waktu mereka secara efektif dan efisien.

1.2.      Rumusan Masalah

1.      Ada berapa tingkatan-tingkatan manajemen?

2.      Apa fungsi-fungsi utama manager?

3.      Keahlian-keahlian apa yang dibutuhkan manager?

4.      Metode-metode apa yang dapat digunakan oleh manager untuk memanfaatkan waktu mereka secara efektif?

1.3.      Tujuan

1.      Mengidentifikasi tingkatan-tingkatan managemen

2.      Mengidentifikasikan fungsi-fungsi utama manager

3.      Menguraikan keahlian-keahlian yang dibutuhkan oleh manager

4.      Menguraikan metode-metode yang dapat digunakan oleh manager untuk memanfaatkan waktu mereka secara efektif

BAB II

PEMBAHASAN

2.1.      Tingkatan-tingkatan Manajemen

Pada organisasi berstruktur tradisional, manajer sering dikelompokan menjadi manajer puncak, manajer tingkat menengah, dan manajer lini pertama (biasanya digambarkan dengan bentuk piramida, di mana jumlah karyawan lebih besar di bagian bawah daripada di puncak). manejemen lini pertama (first-line management), dikenal pula dengan istilah manajemen operasional, merupakan manajemen tingkatan paling rendah yang bertugas memimpin dan mengawasi karyawan non-manajerial yang terlibat dalam proses produksi. Mereka sering disebut penyelia (supervisor), manajer shift, manajer area, manajer kantor, manajer departemen, atau bahkan mandor (foreman). Satu tingkat di atasnya adalah middle management atau manajemen tingkat menengah.

1.      Manajemen Puncak (Top Manajemen)

            Manajer-manajer yang berada pada posisi misalnya, Presiden, direktur utama ( yang biasanya bertindak sebagai presiden ), presiden keuangan, dan wakil presiden.

2.      Manajemen Tingkat Menengah

            Manajer yang sering kali bertanggung jawab atas keputusan-keputusan jangka pendek perusahaan.

3.      Manajemen Supervisor (tingkat pertama)

            Para manajer yang biasanya sangat terlibat langsung dengan para karyawan yang mengerjakan proses produksi sehari-hari.

            Tanggung jawab antara menajemen    :

Manajemen Puncak

a.       Membuat pabrik baru untuk memperluas dan meningkatkan penjualan.

b.      Mengomunikasikan rencana-rencana tersebut dengan seluruh manajer.

           

            Manajemen Puncak dan Menengah

a.       Menentukan berapa banyak karyawan yang akan direkrut.

b.      Menentukan bagaimana dapat mengenakan harga yang lebih rendah untuk meningkatkan penjualan.

c.       Menentukan bagaimana meningkatkan iklan guna meningkatkan penjualan.

d.      Menentukan bagaimana mendapatkan dana untuk mendanai ekspansi.

Manajemen Supervisor

a.       Melakukan pembagian tugas kepada karyawan-karyawan baru yang direkrut.

b.      Menetukan jadwal waktu bagi para karyawan baru yang direkrut.

2.2.      Fungsi-fungsi Manajer.

Fungsi manajemen adalah elemen-elemen dasar yang akan selalu ada dan melekat di dalam proses manajemen yang akan dijadikan acuan oleh manajer dalam melaksanakan kegiatan untuk mencapai tujuan.

Perencanaan.

            Fungsi perencanaan (planning) mencerminkan persiapan yang dilakukan oleh perusahaan untuk menghadapi kondisi-kondisi bisnis dimasa mendatang. Sebagai langkah pertama dalam proses perencanaan, perusahaan akan membuat pernyataan misi (mission statement) yang akan menjabarkan tujuan utamanya.

a.      Rencana Strategis

Rencana strategis (strategic plan) mengidentifikasikan focus bisnis perusahaan untuk periode jangka panjang. Rencana strategis lebih tepernci dari pada pernyataan misi dan secara umum menguraikan bagaimana mencapai misiperusahaan. Sebagai contoh, jika misi sebuah perusahaan adalah menghasilkan produk-produk komputer yang bermutu, maka rencana strategisnya dapat dapat menyebutkan jenis-jenis komputer tertentu yang akan diproduksi dan dan cara bagaimana mereka akan dijual (gerai ritel, Internet, dan lain-lain. Rencana strateggis juga juga meliputi tujuan dan strategi yang dapat mewujudkan strategi perusahaan.

b.      Perencanaan Taktis

Manajer p[uncak dan manajer tingkat menengah juga terlibat dalam perencanaan taktis (tactical planning), rencana-rencana skala kecil (di atas satu atau dua tahun) yang konsisten dengan rencana strategis (jangka panjang) perusahaan. Perncanaan taktis biasanya biasanya berfokus pada periode jangka pendek, seperti misalnya tahun depan atau tahun sekitar itu. Mereka menggunakan visi mereka untuk memanfaatkan peluang-peluang dimana mereka memiliki keunggulan di atas perusahaan-perusahaan yang lain dalam industri. Jika rencana strategis sebuah perusahaan adalah meningkatkan pangsa pasarnya sebesar 20 persen, rencana teknis dapat berfokus pada peningkatan penjualan di wilayah-wilayah khusus yang memiliki persaingan yang lebih sedikit.

c.       Prencanaan Operasional.

Bentuk perencanaaan lain, disebbut dengan perencanaan operasional (operational planning) akan menentukan metode-metode yang akan digunakan dalam waktu dekat nanti (misalnya tahun depan) untuk mencapai rencana- rencana taknis. Melanjutkan contoh kita tentang sebuah perusahaan yang rencana teknisnya adalah untuk meningkatkan penjualan, rencana operasional dapat menyebutkan cara-cara bagaimana perusahaan tersebut bias meningkatkan penjualan.Jadi, rencana operasional dapat menyebutkan adanya kenaikan jumlah dana yang dialokasikan untuk iklan dan perekrutan tenaga penjualan tambahan.

Tujuan perencanaan operasional sedikit banyak tergantung pada tujuan jangka panjang perusahaan.

Interaksi Baerbagai fungsi untuk mencapai rencana strategis.

            Pembuatan rencana strategis menuntut dilakukannya intereksi diantara manajer-manajer perusahaan yang bertanggagungjawab atas berbagai fungsi bisnis yang berbeda-beda. Strategi-strategi perusahaan untuk mencapai tujuan tersebut meliputi pembuatan produk-produk baru, peningkatan struktur biaya secara berkesinambungan (efisiensi produksi yang tinggi), dan mempertahankan karyawan yang baik.

            Fungsi manajemen Bristol-Myers Squibb dapat membantu mencapai tujuan perusahaan dengan mengetahui kebutuhan-kebutuhan konsumen sehingga perusahaan tersebut dapat membuat produk-produk baru.

            Karena fungsi-fungsi bisnis saling terkait, rencana strategis dapat diimplementasikan hanya ketika disadari adanya interaksi diantara fungsi-fungsi bisnis.

            Ketika perusahaan melakukan perencanaan operasional, mereka harus mengikuri kebijakan-kebijakan (policies) yang telah mereka buat, atau peduan mengenai bagaimana pekerjaan tersebut  sebaiknya dilaksanakan.

            Kebanyakan kebijakan yang mengandung prosedur (procedure), atau langkah-langkah yang perlu dilakukan untuk mengimplementasikan suatu kebijakan.

d.      Perencanaan Kontijensi

Beberapa rencana perusahaan mungkin tidak dapat difinalisasi sampai kondisi-kondisi bisnis tertentu terpenuhi. Karena alas an ini perusahaan akan menggunakan perencanaan kontijensi (contingency planning)yaitu perusahaan membuat rencana-rencaana alternative untuk berbagai kemunngkinan  kondisi bisnis yang terjadi.

Pengorganisasian

Fungsi pengorganisasian (organizing) meliputi organisasi karyawan dan sumber daya-sumber daya lainnya melalui cara konsisten dengan tujuan perusahaan. Setelah persetujuan perusahaan dibuat (dari fungsi perencanaan), sumber daya akan diperoleh dan dikelola untuk mencapai tujuan tersebut.

            Fungsi pengorganisasian terjadi secara ontonyu sepanjang hidup perusahaan. Funsi ini khususnya memiliki arti penting bagi perusahaan yang sering melakukan restrukturisasi atas operasinya. Perubahan-perubahan operasional seperti misalnya penciptaan jabatan baru promosi seorang karyawan dapat sering dilakukan. Perubahan-perubahan seperti ini bahkan dapat menyebabkan perlunya dilakukan revisi pada alokasi pekerjaan karyawan yang jabatannya tidak berubah.

Kepemimpinan

            Fungsi kepemimpinan (leading) adalah proses memengaruhi kebiasaan-kebiasaan orang lain demi mencapai tujuan bersama. Proses ini dapat meliputi komunikasi mengenai pekerjaan yang diberikan kepada karyawan dan kemungkinan metode-metode yangdapat dilakukan untuk menyelesaikan penugasan-penugasan tersebut.kepemimpinan juga dapat meliputi bertindak selaku tokoh panutan bagi para karyawan. Kepemimpinan seharusnya dilakukan dengan cara yang konsisten dengan rencna strategis perusahaan.

            Fungsi kepemimpinan tidak hanya berhubungan dengan instruksi-instruksi yang mengenai bagaimana menyelesaikan suatu pekerjaan, namun juga isentif untuk menyelesaikan untuk menyelesaikan pekerjaan tersebut secara benar dan cepat. Beberapa bentuk kepemimpinan dapat membantu memotivasi para karyawan. Salah satu metode adalah mendelegasikan wewenang dengan memberikan tanggung jawab yang lebih besar kepada karyawan. Peningkata tanggung jawab dapat mendorong karyawan untuk lebih mengembangkan pekerjaan dan meningkatkan harga diri mereka. Jika karyawanlebih aktif dalam proses produksi dan diperkenankan untuk mengungkapkan pandangan-pandangannya, maka banyak masalah akandapat diselesaikan dengan lebih mudah.

            Agar para manajer dapat menjadi pemimpin-pemimpin yang efektif, merkeka perlu memiliki inisiatif (initiative), yaitu kemauan untuk mengambil tindakan. Manajer yang memiliki banyak keahlian namun kurang memiliki inisiatif maka dapat menjadi tidak begitu efektif.

Gaya Kepemimpina

            Meskipun semua manajer memiliki gaya kepemimpinanmereka masing-masing, gaya-gaya tersebut biasanya dapat diklasifikasikan menjadi autokrasi, bebas kendali, atau partisipatif.

Autokrasi

Manajer menggunakan gaya kepemimpina autokrasi (autocracy) dimana pemimpin tetap mempertahankan wewenang penuh dalam pengambilan keputusan, karyawan tidak mamiliki atau hanya memiliki sedikit masukan.

Bebas Kendali

Manajer yang menggunakan gaya manajemen bebas kendali (free rein) atau disebut juga “laissez-faire” mendelegasikan sebagian besar wewenang kepada karyawan. Gaya ini adalah lawan ekstrem dari gaya autokrasi. Para manajr bebas kendali mengomunikasikan tujuan kepada para karyawan namun memperbolehkan karyawan untuk memilih bagai mana cara mencapai tujuan tersebut.

Partisipatif

Dalam suatu gaya kepemimpinan partisipatif (participative) atau disebut juga dengan demokrasi, para pemimpin menerima beberapa masukan karyawan namun biasanya menggunakan wewenang yang mereka miliki untuk mengambil keputusan. Gaya ini mensyaratkan seringnya komunikasi diantara manajer dan karyawan. Manajer yang menggunakan gaya manajemen partisipatif memperkenkan para karyawan menyampaikan pendapat mereka tapi tidak memaksa karyawan untuk membuat pengambilan keputusan yang penting.

Pengendalian

            Fungsi pengendalian (controlling) melibatkan pengawasan dan evaluasi pekerjaan. Untuk nengevaluasi pekerjaan, manajer sebaiknya menilai kinerja sebagai perbandingan dengan standard an ekspektasi yang telah mereka tentukan. Jadi, fungsi pengendalianakan menilai apakah rencana-rencana yang dibuat dalam fungsi perencanaan telah tercapai.standar dapat diterapkan pada volume dan biaya produksi, volume penjualan, laba dan beberapa variable lainnya yang digunakan untuk mengukur kinerja sebuah perusahaan. Dan fungsi pengendalian memungkinkan dilakukannya evaluasi secara kontinu sehingaga perusahaan dapat memastikan bahwa ia telahmengikuti arah  yang diinginkan untuk mencapai rencana strategisnya.

            Beberapa standar seperti misalnya laba, dibuat dan diterpakan pada seluruh departemen suatu perusahaan. Jadi, tidak ada suatu departemen tungal yang kemungkinan sepenuhnya bertanggung jawab jika laba perusahaan ternyata kurang mencukupi.

2.3.      Keahlian Manajerial

Untuk dapat bekerja dengan baik, manajer mengandalkan empat jenis keahlian :

a.       Keahlian koseptual

b.      Keahlian interpersonal

c.       Keahlian teknis

d.      Keahlian pengambilan keputusan

Keahlian Konseptual

Manajer dengan keahlian konseptual (conceptual skill) yang disebut juga keahlian analitis yaitu kemampuan untuk memahami hubungan yang terdapat diantara berbagai pekerjaan dalam sebuah perusahaan.

Keahlian konseptual umumnya digunakan oleh manajer puncak (top manager). Manajer puncak (top manajer) harus memiliki keterampilan untuk membuat konsep, ide, dan gagasan demi kemajuan organisasi. Gagasan atau ide serta konsep tersebut kemudian haruslah dijabarkan menjadi suatu rencana kegiatan untuk mewujudkan gagasan atau konsepnya itu. Dan manajer tuingkat menengah yang tidak terlibat secara langsung dalam proses perakitan produksi. Keahlian ini diperlukan untuk dapat secara optimal memanfaatkan karyawan dan sumber daya- sumber daya lainnya dengan cara yang dapat mencapai tujuan perusahaan. Manajer dengan keahlian konseptual yang baik cenderung kreatif dan bersedia untiuk mempertimbangkan berabagai macam metode dalam mencapai tujuannya.

Keahlian Iterpersonal

Hampir seluruh manajer melakukan pekerjaan yang membutuhkan keahlian interpersonal (interpersonal skill) yang disebut juga sebagai keahlian berkomunikasi, yaitu keahlian yang dibutuhkan untuk berkomunikasi dengan  pelanggan dan karyawan seperti yang dibahas berikut ini

a)      Berkomunikasi dengan pelanggan

Banyak manajer harus melakukan komunikasi dengan pelanggan untuk memastikan tercapainya kepuasan. Mereka mendengarkan keluhan-keluhan pelanggan dan mencoba untuk memberikan respons dengan cara yang dapat diterima. Mereka juga dapat membawa keluhan-keluhan lain untuk menjadi perhatian manajer puncak. Manajer yang memiliki keahlian interpersonal yang kurang baik bisa jadi mengabaikan keluhan-keluhan pelanggan. Akibtnya masalah yang dapat tidak diketahui hingga pada akhirnya banyak pelanggan yang tidak puas berhenti membeli produk perusahaan.

b)      Berkomunikasi dengan karyawan.

Manajer membutuhkan keahlian interpersonal yang baik ketika berkomunikasi dengan karyawan. Mereka harus secara jelas mengomunikasikan penugasan kepada karyawan dan harus berkomunikasi dengan karyawan yang telah membuat kesalahan dalam pekerjaan sehingga mereka dapat dikoreksi. Selain itu, manajer harus mendengarkan keluhan-keluhan dari karyawan dan mencoba untuk mengaasi masalah yang mereka hadapi.

Keahlian Teknis

Manajer membutuhkan keahlian teknis (technical skill) untuk memahami jenis-jenis pekerjaan yang mereka kelola. Manajer yang lebih dekat dengan proses produksi actual akan lebih sering menggunakan keahlian teknis mereka daripada manajer tingkat yang lebih tinggi. Sebagai contoh, para manajer tinggkat pertama dari jalur perakitan sebuah perusahaan pembuat komputer harus mengetahui bagaimana komponen-komponen komputer dirakit. Pemahaman teknis merupakan suatu hak yang penting bagi seluruh manajer yang mengevaluasi ide-ide produk baru atau terlibat dalam pemecahan masalah.

Perusahaan memberikan informasi online yang dapat diakses oleh manajer dari mana saja. Beberapa perusahaan telah membuat jaringan dimana para manajer dapat berkolaborasi untuk dapat meningkatkan dan mengembangkan keahlian-keahlian yang mereka miliki. Jaringan seperti itu akan mengurangi anggaran pelatihan dan perjalanankarena manajer tersebut tidak perlu lagi melakukan perjalanan dinas untuk menghadiri seminar-seminar pelatihan.

Keahlian Mengambil Keputusan

Manajer membutuhkan keahlian mengambil keputusan (decision-making skill) sehingga mereka dapat menggunakan informasi yang ada untuk menentukan bagaimana sember daya perusahaan sebaiknya dialokasikan. Jenis-jenis keputusan yang diambil oleh manajer akan berbeda-beda tergantung dari posisinya. Berikut adalah beberapa keputusan umun yang berkaitan dengan pemanfaatan sumber daya perusahaan :

·         Apakah sebaiknya merekrut karyawan yang lebih banyak ?

·         Apakah sebaiknya membeli mesin yang lebih banyak?

·         Apakah sebaiknya membangun fasilita baru?

·         Apakah sebaiknya operasi lini perakitan direvisi?

·         Apakah sebaiknya memesan lebih banyak persediaan?

·         Apakah sebaiknya gaji disesuaikan?

Keputusan-keputusan diatas mempengaruhi pendapatan maupun beban operasi perusahaan dan akibatnya akan mempengaruhi laba. Manajer yang melakukan pengambilan keputusan dengan tepat dapat meningkatkan laba perusahaan sehingga meningkatkan pula lainnya.

Langkah-langkah pengambilan keputusan

Proses pengambilan keputusan melibatkan beberapa tahap yang spesifik. Pertama, setiap kemungkinan keputusan yang konsisten dengan rencana strategis perusahaan sebaiknya diidentifikasikan. Kemudian, dilanjutkan dengan mengumpulkan informasi-informasi yang relevan dengan setiap kemungkinan keputusan. Dengan menggunakan  informasi ini, biaya dan manfaat dari setiap kemungkinan keputusan akan dapat diperkirakan.

2.4.       Bagaimana Manajer Mengelola Waktu

            Manajer memiliki jumlah waktu yang terbatas untuk dihabiskan mengelola berbagai sumber daya yang mereka miliki. Oleh karena itu, mereka menggunakan manajemen waktu (time management), yang mengacu pada cara bagaimana manajer mengalokasikan waktu mereka ketika mengelola berbagai pekerjaan. Meskipun tidak ada rumusan tunggal yang sempurna untuk menggunakan waktu secra efisien, berikut adalah panduan-panduan yang sebaiknya diikuti :

·         Menyusun prioritas dengan tepat

·         Menjadwalkan interval waktu yang panjang untuk pekerjaan-pekerjaan penting

·         Meminimalisasi gangguan

·         Membuat tujuan-tujuan jangka pendek

·         Mendelegasikan sebagian pekerjaan kepada karyawan

Menyusun Prioritas dengan Tepat

Salah satu alasan utama dibalik masalh manajement waktu adalah bahwa manajer melupakan peran yang mereka miliki. Mari kita lihat seorang manajer penjualan wilayah yang memiliki dua tanggung jawab :

(1)   Memecahkan setiap masalah yang terjadi pada pesanan penjualan yang ada

(2)   Menjamu klien-klien baru

Akibatnya masa-masa yang berhubungan dengan pesanan penjualan dapat terus menumpuk. Manajemen waktu dalah masalah prioritas. Manajer yang menyusun prioritas menurut apa yang terbaik bagi perusahaan, daripada menurut apa yang lebih mereka sukai, akan lebih sukses.

Menjadwalkan Interval Waktu yang Panjang untuk Pekerjaan-pekerjaan Penting

Manajer mungkin dapat menyelesaikan pekerjaan-pekerjaan penting secara efisien dengan menjadwalkan interval-interval waktu yang panjang (blok) untuk memusatkan daripada pekerjaan-pekerjaan tersebut.

Strategi terbaik untuk suatu pekerjaan yang membutuhkan lebih dari satu hari kerja yaitu dengan sepenuhnya memutuskan perhatian pada pekerjaan tersebut sampai selesai

Meminimalisasi Gangguan

Manajer sebaiknya tetap memusatkan perhatian pada pekerjaan yang sedang dikerjakan dan menghindari gangguna yang tidak diperkirakan (kecuali bagi hal-hal darurat).

Beberapa manajer memiliki kecendrungan alamiah untuk menciptakan gangguan mereka sendiri. Sebagai contoh, mereka dapat singgah di ruangan karyawan-karyawan lain untuk bersosialisi.

Membuat Tujuan Jangka Pendek

Suatu masalah umum bagi manajer adalah memenuhi tenggat waktu, khususnya pada pekerjaan-pekerjaan penting. Manajer sebaiknya membuat sasaran-sasaran jangka pendek sehingga dapat menyelesaikan pekerjaan-pekerjaan penting secara bertahap.

Mendelegasikan Sebagian Pekerjaan kepada Karyawan

Jika mereka dapat mendelegasikan wewenang kepada para karyawannya, mereka akan memiliki lebih banyak waktu untuk lebih menjadi kreatif. Dengan melakukan delegasi, manajer bahkan dapat meningkatkan kepuasan kerja dari para karyawannya yang menginginkan tanggung jawab tambahan. Namun, manajer sebaiknya hanya mendelegasikan pekerjaan-pekerjaan yang dapat ditangani oleh karyawan tersebut saja.

BAB III

PENUTUP

3.1.      Kesimpulan.

            Dalam mengelola secara efektif manajemen melibatkan berbagai sumber daya manusia dan sumber daya lainnya guna mencapai tujuan perusahaan :

Tinkatan-tingkatn manajemen adalah :

            Manajemen puncak (tingkat atas), yang berkonsentrasi pada tujuan-tujuan jangka panjang perusahaan. Manajemen tingkat menengah bertanggung jawab atas keputusan-keputusan manusia.jangka pendek dan jangka menengah. Dan manajemen supervisor, yang sangat terlibat dengan para karyawan yang melakukan proses produksi sehari-hari.

Fungsi-fungsi utama manajemen :

Merencanakan masa depan (tujuan), mengorganisasikan sumber daya-sumber daya untuk mencapai tujuan. Memimpin para karyawan dengan memberikan instruksi kepada mereka mengenai bagaimana sebaiknya menyelesaikan berbagai pekerjaan yang diberikan. Melakukan pengendalian, yang meliputi pengawasan dan pengevaluasian pekerjaan-pekerjaan karyawan.

            Agar dapat bekerja dengan baik manajer membutuhkan keahlian yang harus dipenuhi yakni keahlian konseptual, keahlian interpersonal, keahlian teknis, dan keahlian dalam mengambil suatu keputusan.

            Manajer memiliki waktu yang terbatas untuk mengelola berbagai sumber daya yang dimiliki. Meskipun tidak ada rumusan untuk menggunakan yang sempurna untuk menggunakan waktu secara efesien, ada baiknya  mengikuti panduan-panduan ini seperti, menyusun prioritas dengan tepat, menjadwalkan waktu yang panjang untuk pekerjaan-pekerjaan penting, meminimalisasi gangguan,membuat tujuan-tujuan jangka pendek, dan mendelegasikan sebagian pekerjaan kepada karyawan.

3.2.      Saran.

Demi kesempurnaan makalah Makalah Pengantar Bisnis yang berjudul Pengelolaan Secara Efektif ini, kami penulis mengarapkan kritik dan saran yang membangun kearah kebaikan demi kelancaran dan kesempurnaan penulisan makalah  ini.

DAFTAR PUSTAKA.

Madura Jeff. 2007. Pengantar Bisnis. Jakarta Selemba 4.